A gestão de despesas é essencial para todas as empresas que têm seus colaboradores viajando a trabalho. Sem ela, a saúde financeira de sua empresa pode ser comprometida por gastos desnecessários e até mesmo fraudes em alguns reembolsos.
Com medidas pouco práticas, os viajantes se estressam com a ineficiência dos processos, enquanto os gestores ficam sobrecarregados com a quantidade de notas fiscais e relatórios a serem feitos.
Por isso, é essencial entender que existem maneiras de otimizar essa gestão, geralmente envolvendo o uso de tecnologia. Hoje, nós vamos te mostrar 7 passos que podem fazer com que essa gestão orçamentária ocorra da maneira correta. Vamos lá?
1 Analise os processos
Fazer análises com regularidade é essencial para evitar gastos desnecessários com o uso do cartão corporativo. Uma das maneiras de fazer isso é procurar por palavras-chaves para identificar gastos irregulares.
Ao definir uma boa política de cartão de crédito corporativo e reembolso ou deixar claro uma prestação de contas mais completa, há a diminuição de fraudes e o não desperdício de dinheiro. A diminuição de despesas, por fim, se tornará mais palpável.
2 Planeje viagens com antecedência
Uma boa forma de economizar com despesas de viagem é através do planejamento de viagens corporativas. Quando você deixa para última hora, os hotéis e passagens ficam mais caros, muitas vezes sem custo-benefício.
Quando pensada e planejada com antecedência, a viagem se torna mais econômica sem a necessidade de abrir mão do conforto e bem-estar dos colaboradores.
3 Crie um workflow eficiente
Quando a aprovação de reembolso de despesas é demorada, os gestores acabam acumulando muito trabalho. Isso acaba levando a muitas devolutivas e a chance de erros passarem despercebidos são altas.
Por isso, investir num workflow de aprovação eficiente veloz fará com que nem os responsáveis e gestores fiquem sobrecarregados, nem os funcionários fiquem insatisfeitos.
4 Estipule um teto de gastos
Outra etapa fundamental é definir um teto para viabilizar a diminuição de gastos. Quando falamos de despesas corporativas, alguns imprevistos podem surgir, é claro. Mas saiba que grande parte deles são recorrentes!
O colaborador que viaja a trabalho não pode ter a sensação de que os recursos são infinitos e pode gastar sem preocupação. Quando isso ocorre, a empresa deverá fazer reembolsos e diárias de viagem descabidas que podem comprometer os cofres da empresa.
Para melhor definir esse teto, o gestor pode conferir o quanto já foi gasto em deslocamentos passados para chegar a um valor aproximado. Dessa forma, ele checa a média de gastos e consegue firmar um valor que estimule o funcionário a economizar.
5 Formalize as políticas financeiras
A política de viagens corporativas padroniza todo o deslocamento do funcionário. Dessa forma, os colaboradores já ficam cientes que, ao viajar pela empresa, é necessário o critério correto para se hospedar e se locomover.
Quando todos os colaboradores já são familiares com a política interna da agência, os atritos também diminuem. Além disso, sua empresa consegue economizar mais facilmente e ter maior controle sobre tudo.
6 Conscientize sua equipe
Já puxando a dica anterior, esse passo também é muito importante: conscientizar sua equipe. De nada vai adiantar ter uma política de viagens bem esclarecida se sua equipe não estiver completamente a par dela, não é mesmo?
Por isso, o responsável do RH ou do financeiro deve tomar a responsabilidade. Para garantir a conscientização de todos os funcionários, seja por meio de reuniões ou pela entrega do documento em mãos para todos.
Assim, os colaboradores saberão o que é e o que não é reembolsável, evitando, dessa forma, o descumprimento das regras.
7 Automatize os processos sempre que possível
Para que a gestão de despesas seja o mais eficiente possível, contar com a tecnologia pode ser de uma grande ajuda.
Ao automatizar processos, os gestores economizam tempo e podem se concentrar em tarefas verdadeiramente geradoras de receita.
Um bom exemplo disso são as construções de relatórios, que são atribuições que costumam tomar muito tempo. Se este tempo fosse cortado, ou ao menos diminuído, a entrega de resultados seria bem melhor!
Por isso, em sua agência, procure implementar plataformas que permitam a criação de personalizações, construção de gráficos e exportação de dados. Você verá as maravilhas que ela fará com eficiência e rapidez na entrega de resultados de sua agência.
Gostou dessas dicas?
Como sempre, a UNAV está aqui para ajudar a sua agência a prosperar cada vez mais coletivamente. Se você quer aumentar sua rede apoiadora, conheça mais de nossas parcerias aqui em nosso site.
Torne-se você também um agente Unaver!